Privacybeleid

Als Kanovereniging Viking Venlo (KVVV) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking en opslaan van persoonsgegevens van onze leden, vrijwilligers, trainers/coaches en sponsoren. Deze pagina bevat informatie over ons beleid met betrekking tot de verzameling, het gebruik en de openbaarmaking van uw persoonsgegevens wanneer u lid bent van onze vereniging of deelneemt aan een door ons georganiseerde activiteit. Deze versie van dit privacy beleid is gepubliceerd op 17-07-2023.


Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens, zowel online als offline. Hij gaat over de verwerking van gegevens die u ons zelf ter beschikking stelt via een formulier, email, inschrijving of dergelijke. KVVV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die voorschrijft. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven verderop in deze Privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Heeft u hier vragen over? Wilt u uw persoonsgegevens inkijken? Of wilt u gegevens wijzigen of laten verwijderen uit onze ledenadministratie? Neem contact met ons op via secretariaat@kvvikingvenlo.nl.


Gegevens die wij verwerken en/of opslaan

Wij slaan de volgende persoonsgegevens op in onze ledenadministratie:

  • NAWTE (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, e-mailadres);
  • Financiële gegevens (IBAN, machtigingsnummer, gifthistorie, manier van betalen);
  • Persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum).

Enkel bestuursleden van KVVV hebben toegang tot de volledige ledenadministratie. De vereniging staat het vrij deze informatie te delen met haar commissies indien dat voor de uitvoering van hun taak als vrijwilliger noodzakelijk is of in geval van nood contactgegevens vereist zijn. De bestanden met persoonsgegevens zijn versleuteld opgeslagen.

Door middel van inschrijving als lid van onze vereniging, machtigt u KVVV om u als lid aan te melden bij het Watersportverbond (WSV). De gegevens zoals vermeld op het inschrijfformulier worden opgenomen in het ledenbestand van de vereniging en worden daar enkel gebruikt voor doeleinden die verband houden met activiteiten van de vereniging. De vereniging is uit hoofde van haar lidmaatschap van het WSV verplicht uw naam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres te delen, daar iedere kanovaarder in clubverband automatisch lid wordt van het WSV. Voor meer informatie over de wijze waarop het WSV uw persoonsgegevens voor haar ledenadministratie verwerkt, verwijzen wij naar https://www.watersportverbond.nl/privacyverklaring/.

Buiten de ledenadministratie verwerken wij via onze website (https://kvvikingvenlo.nl) inschrijvingen voor activiteiten, brengen wij in kaart hoe onze website en social media pagina’s worden bezocht. Daarnaast delen wij van iedere gebruiker die op onze website afrekent gegevens met Mollie die voor ons de betalingen verwerkt.

Op onze website verzamelen wij ook gegevens over de wijze waarop de website bezoeker toegang krijgt tot de pagina en hoe deze wordt gebruikt (“Gebruiksgegevens”) Deze Gebruiksgegevens kunnen informatie bevatten zoals:

  • Internet Protocol adres (IP-adres) van uw computer, het type browser en de versie van de browser;
  • De pagina’s die u hebt bezocht op onze website, alsook het tijdstip, de datum en duur van uw bezoek, de tijd die u hebt doorgebracht op verschillende pagina’s, unieke apparaat-ID’s en andere diagnostische gegevens.

Wij gebruiken cookies en soortgelijke volgtechnologieën om de activiteit op onze website in kaart te brengen. Wij bewaren daarvan enkel de geanonimiseerde informatie welke niet naar een individuele gebruiker is terug te voeren. Cookies zijn bestanden met een kleine hoeveelheid gegevens die een anonieme unieke ID kunnen bevatten. Cookies worden van een website verzonden naar uw browser en opgeslagen op uw apparaat om uw ervaring op onze website te verbeteren en in staat te zijn het gedrag van gebruikers te analyseren. U kunt uw browser instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Maar als u geen cookies aanvaardt, kunt u mogelijk niet alle functies van onze website gebruiken. Voorbeelden van cookies die wij gebruiken:

  • Sessiecookies om onze website te beheren;
  • Voorkeurcookies om uw voorkeuren en uiteenlopende instellingen bij te houden.

Voor het afhandelen van betalingen van inschrijvingen op onze website maken wij gebruik van het platform Mollie. Mollie verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens zoals uw bankrekening- of creditcardnummer. Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie's dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.

KVVV maakt gebruik van de social media platformen Facebook en Instagram. Door het bezichtigen van pagina’s of informatie die is verstrekt door KVVV op deze platformen conformeert u zich aan de privacy policy van de desbetreffende partijen. KVVV heeft geen inzicht hoe derden partijen omgaan met de gegevens die zij over hun bezoekers verzamelen.


Doeleinden van gegevensverwerking

KVVV verzamelt persoonsgegevens voor uiteenlopende doeleinden. Zoals:

  • De ledenadministratie, hierin houden we bij wie onze leden en donateurs zijn.
  • Informeren, over alle activiteiten die onze vereniging organiseert of waar wij aan deelnemen, veelal via e-mail, social media of Whatsapp;
  • Nieuwsbrieven, iedereen die verbonden is aan onze vereniging ontvangt regelmatig een nieuwsbrief;
  • Promotionele doeleinden, denk daarbij aan het publiceren van prestaties met naam, leeftijd en eventuele foto’s;
  • Website, in kaart brengen van het gebruik van onze website om daarmee onze informatie en dienstverlening te verbeteren;

Mocht u als lid niet langer geïnformeerd willen worden, nieuwsbrieven ontvangen of uw gegevens beschikbaar stellen voor promotionele doeleinden? U kunt zich hiervoor schriftelijk afmelden via secretariaat@kvvikingvenlo.nl.


Beveiliging en uitwisseling

KVVV zorgt voor een passende beveiliging van uw persoonsgegevens, in lijn met de geldende wettelijke eisen. Als een lid aan het bestuur vraagt om contactgegevens van een ander lid, zal het bestuur daaraan pas voldoen na schriftelijke instemming van dat andere lid. Alleen als KVVV hier wettelijk toe wordt verplicht delen we gegevens met toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsautoriteiten.


Gegevens na beëindiging lidmaatschap

KVVV informeert u over de gegevensverwerking wanneer u lid wordt of een donatie geeft of wanneer u ons op een andere manier uw gegevens toevertrouwt, door te verwijzen naar dit privacy beleid. Wanneer u uw lidmaatschap beëindigt moeten we om administratieve redenen deze gegevens bewaren totdat alle afspraken zijn nagekomen, uiterlijk tot twee jaar na de schriftelijke opzegging. Daarna worden de gegevens enkel geanonimiseerd gebruikt voor statistieken.

Uitzondering op bovenstaande is het postadres en emailadres. Na beëindiging van het lidmaatschap bewaren wij deze uitsluitend om u als oud KVVV-lid te kunnen uitnodigen voor een toekomstige reünie. Mocht u van deze optie geen gebruik willen maken, kunt u zich daarvoor schriftelijk afmelden via secretariaat@kvvikingvenlo.nl met een verzoek tot verwijdering van uw gegevens.


Wijzigingen privacy beleid

KVVV behoudt zich het recht voor het privacy beleid te wijzigen. Wij zullen u op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen door het nieuwe privacy beleid op deze pagina te publiceren. Wij raden u aan dit privacy beleid regelmatig te controleren op eventuele wijzigingen. Wijzigingen aan dit privacy beleid gaan van kracht op het moment dat ze worden gepubliceerd op deze pagina.

Contact

Voor vragen over dit privacy beleid, inzage in de door ons verzamelde persoonsgegevens en/of wijzigingen daarvan kunt u contact opnemen via secretariaat@kvvikingvenlo.nl.